Stand: Oktober 2026
1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist die ALBA plc. & Co. KG, Knesebeckstraße 56-58, 10719 Berlin (folgend “ALBA”). Der Datenschutzbeauftragte ist erreichbar unter datenschutz (at) alba.info.
2. Zweck der Verarbeitung
Die Funktion „Transkription" in Microsoft Teams ermöglicht die automatische Umwandlung der gesprochenen Sprache in Text, während die Besprechung stattfindet. Das Transkript wird zur unterstützenden Dokumentation des Besprechungsverlaufs und als Grundlage für die Protokollerstellung verwendet. Die Funktion „Aufzeichnung" ermöglicht die Aufzeichnung von Audio, Video und geteilten Inhalten der Besprechung. Sie dient ebenfalls der Dokumentation und Nachvollziehbarkeit. Aus Transkripten und Aufzeichnungen (Rohdaten) können weiterverarbeitete Endprodukte erstellt werden, insbesondere Protokolle sowie bearbeitete Videos, die innerhalb der mit ALBA verbundenen Unternehmen zu internen Schulungszwecken als „Video on Demand" (VoD) bereitgestellt werden.
3. Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Die Transkription und Aufzeichnung von Besprechungen erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Wahrung berechtigter Interessen).
ALBA verfolgt mit der Verarbeitung folgende konkrete berechtigte Interessen:
Erstens das Interesse an einer effizienten und zuverlässigen Dokumentation des Besprechungsverlaufs, insbesondere als Grundlage für die Protokollerstellung und die Nachvollziehbarkeit von Besprechungsergebnissen auch für nicht anwesende Beschäftigte.
Zweitens das Interesse an der internen Aus- und Weiterbildung von Beschäftigten der mit ALBA verbundenen Unternehmen durch aufbereitete Aufzeichnungen (Video on Demand).
Drittens das Interesse an einer sachgerechten Verteilung von Aufgaben und Folgeaktionen aus Besprechungen.
Die Verarbeitung ist zur Wahrung dieser Interessen erforderlich, da die manuelle Protokollführung ohne Transkription oder Aufzeichnung mit einem erheblichen Mehraufwand verbunden und fehleranfälliger wäre. Gleich geeignete, für die betroffenen Personen weniger einschneidige Mittel stehen ALBA nicht zur Verfügung. Eine Interessenabwägung ergibt, dass die Interessen der betroffenen Personen nicht überwiegen, insbesondere wegen der vor jeder Aktivierung ausdrücklichen Ankündigung, der standardmäßig deaktivierten Mikrofone und Kameras, der kurzen Speicherfristen (Ziff. 7), des Ausschlusses einer Nutzung zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle (Ziff. 11 und 12) sowie der Möglichkeit der rein empfangenden Teilnahme.
Für Beschäftigte gilt: Soweit die Verarbeitung Zwecken des Beschäftigungsverhältnisses dient, kommt zusätzlich § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG in Betracht. Soweit die Verarbeitung darüber hinausgehende Zwecke verfolgt (insbesondere die VoD-Bereitstellung für verbundene Gesellschaften), stützt sie sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 1 Satz 2 BDSG.
Werden inhaltlich besondere Kategorien personenbezogener Daten i. S. d. Art. 9 Abs. 1 DSGVO thematisiert, darf keine Transkription oder Aufzeichnung erfolgen!
Vor jeder Aktivierung der Transkription oder Aufzeichnung kündigt die Moderation diese ausdrücklich mündlich an und stellt zusätzlich einen Hinweis in den Besprechungs-Chat, der einen direkten Link auf diese Datenschutzhinweise enthält (siehe Ziff. 12). Es erscheint automatisch ein Microsoft-Standard-Dialogfeld, das über den Beginn der Transkription bzw. Aufzeichnung informiert. Der Wortlaut dieses Dialogfelds („zustimmen") stammt von Microsoft und ist nicht veränderbar. Das Zuschalten von Mikrofon oder Kamera begründet rechtlich keine Einwilligung. Rechtsgrundlage bleibt Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Ihr Widerspruchsrecht aus Art. 21 DSGVO bleibt unberührt. Sie können der Transkription oder Aufzeichnung jederzeit aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO). Im Falle eines Widerspruchs wird die Transkription bzw. Aufzeichnung nicht begonnen bzw. beendet, es sei denn, ALBA kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen. Im Besprechungskontext wird einem Widerspruch regelmäßig stattgegeben. Ein Widerspruch ist ohne Nachteile möglich und kann gegenüber der Moderation oder jederzeit an datenschutz@alba.info gerichtet werden. Nachträgliche Widersprüche sind ebenfalls an datenschutz@alba.info zu richten. Die Ankündigung sowie etwaige Widersprüche werden über den Besprechungs-Chat bzw. das Transkript dokumentiert. Mikrofon und Kamera sind bei Beginn der Transkription oder Aufzeichnung standardmäßig deaktiviert. Die eigenständige Aktivierung bleibt Ihnen freigestellt (Datenminimierung), begründet jedoch keine Einwilligung.
4. Kategorien personenbezogener Daten
Bei der Transkription werden verarbeitet: Besprechungsname, Datum und Uhrzeit, die Namen der teilnehmenden Personen samt Zuordnung der Redebeiträge zu den jeweiligen Sprechenden, die wörtlich transkribierten Redebeiträge sowie Chat-Nachrichten während der Besprechung.
Bei der Aufzeichnung werden zusätzlich Audio- und Videodaten der Teilnehmenden sowie geteilte Bildschirminhalte verarbeitet. Die Zuordnung der Redebeiträge zu den Sprechenden erfolgt zur Erstellung eines nachvollziehbaren Transkripts und dient nicht der eindeutigen Identifizierung von Personen mittels biometrischer Merkmale im Sinne des Art. 4 Nr. 14 DSGVO.
5. Empfänger und Auftragsverarbeiter (Rohdaten)
Die Daten werden im Auftrag von ALBA von der Microsoft Ireland Operations Ltd. als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO verarbeitet. Der Zugriff auf die Dateien erfolgt über Microsoft OneDrive for Business bzw. Microsoft SharePoint Online.
Für die Weiterverarbeitung bearbeiteter Aufzeichnungen zu Schulungszwecken wird die Vimeo, Inc. als weiterer Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO eingesetzt.
Empfänger von Transkripten und Aufzeichnungen (Rohdaten) sind die Teilnehmenden der jeweiligen Besprechung. Für bearbeitete Aufzeichnungen (VoD) zudem die hierzu berechtigten Mitarbeitenden der CF Corporate Communications als Auftragsverarbeiter sowie die Beschäftigten der mit ALBA verbundenen Gesellschaften, für die die Schulungsvideos bestimmt sind. Eine Weitergabe an Dritte außerhalb der verbundenen Unternehmen erfolgt nicht.
6. Drittlandsübermittlung
Im Rahmen der Nutzung von Microsoft- /Vimeo-Diensten kann es zu Übermittlungen personenbezogener Daten in die USA kommen. Diese erfolgen auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework (Adequacy Decision 2023/1435) / ergänzender Garantien wie Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.
7. Speicherdauer der Rohdaten
Transkripte werden 24 Stunden und Aufzeichnungen 7 Tage gespeichert und anschließend automatisch gelöscht. Die Weiterverarbeitung der Rohdaten zu Endprodukten (siehe Ziff. 8) erfolgt ausschließlich innerhalb dieser Speicherfristen. Mit Ablauf der Frist werden nicht weiterverarbeitete Rohdaten gelöscht.
8. Endprodukt
Für die Speicherdauer und Aufbewahrungsfristen von weiterverarbeiteten Endprodukten (u. a. Protokolle), die aus Transkripten oder Aufzeichnungen hervorgehen, gelten die spezifischen Aufbewahrungsfristen des jeweiligen Endprodukts. Bearbeitete Aufzeichnungen werden bspw. für interne Schulungszwecke innerhalb der mit ALBA verbundenen Gesellschaften als „Video on Demand" (VoD) aufbereitet und bereitgestellt. Diese Verarbeitung endet nach spätestens 12 Monaten. Sofern eine fortdauernde Nutzung in Betracht kommt, wird hierfür vorab eine gesonderte Einwilligung der betroffenen Beschäftigten eingeholt (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 2 BDSG).
Eine Veröffentlichung an einen unbestimmten Personenkreis findet nicht statt.
Eine Nutzung der Aufzeichnungen zu Zwecken der Leistungs- oder Verhaltenskontrolle ist ausgeschlossen (siehe Ziff. 11).
9. Betroffenenrechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), auf Löschung (Art. 17 DSGVO), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) sowie auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Zudem haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO). Im Falle eines Widerspruchs verarbeitet ALBA Ihre Daten nicht mehr, es sei denn, ALBA kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO).
10. Pflicht zur Bereitstellung und Folgen der Nichtbereitstellung
Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Die Verarbeitung beruht auf den in Ziff. 3 genannten berechtigten Interessen von ALBA. Sie können der Transkription und Aufzeichnung jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). die Besprechung kann ohne Transkription oder Aufzeichnung sowie – bei laufender Aufzeichnung – rein empfangend durchgeführt werden. Ein Widerspruch hat für Sie keine Nachteile.
11. Automatisierte Entscheidungsfindung
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
12. Besondere Hinweise
Die Transkriptions- und Aufzeichnungsfunktion ist in der Voreinstellung deaktiviert und darf nur nach vorheriger Ankündigung an alle Teilnehmenden aktiviert werden. Die Moderation kündigt die Transkription oder Aufzeichnung vor Aktivierung ausdrücklich mündlich an und stellt zusätzlich einen Hinweis in den Besprechungs-Chat, aus dem hervorgeht, dass die Verarbeitung auf den in Ziff. 3 genannten berechtigten Interessen beruht, eine rein empfangende Teilnahme möglich ist und ein Widerspruch jederzeit ohne Nachteile möglich ist (Art. 21 DSGVO). Die aktive Aufzeichnung wird allen Teilnehmenden während der gesamten Dauer der Besprechung angezeigt und kann nur durch hierzu berechtigte Moderatoren aktiviert werden. Sie haben jederzeit die Möglichkeit, Kamera und Mikrofon zu deaktivieren. Personal-, Bewerbungs- oder Leistungs-/Verhaltensgespräche dürfen weder transkribiert noch aufgezeichnet werden.
Die Nutzung von Transkripten und Aufzeichnungen zu Zwecken der Leistungs- oder Verhaltenskontrolle ist nicht erlaubt.
Das heimliche Mitschneiden von Video- und/oder Audiodaten, das Speichern und das Verbreiten solcher Aufnahmen kann strafbar sein (§ 201 StGB).